วิธีการตัดเกรด ด้วย Excel แบบง่ายๆ

วิธีการตัดเกรด สามารถคำนวณง่ายๆ ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel เพียงแค่ใช้สูตรตามที่กำหนดไว้ ก็จะสามารถทราบเกรดได้ทันที ไม่ว่าจะมีข้อมูลจะเยอะเพียงไร โปรแกรมก็จะสามารถคำนวณให้เพียงในไม่กี่วินาที โดยสามารถดูวิธีได้จากขั้นตอนดังนี้

เตรียมไฟล์รายชื่อและคะแนนใน Excel

1. เตรียมข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ Excel ให้พร้อม โดยในตัวอย่างจะแบ่งคอลัมภ์เป็น เลขที่ คำนำหน้า ชื่อ สกุล เกรด

2. ซึ่งได้มีการกำหนดค่าของคะแนน อยู่ในคอลัมภ์ E เรียงลงมา (E2 เป็นต้นไป)

3. และกำหนดเกรดที่จะตัด อยู่ในคอลัมภ์ F ที่จะเรียงลงมาเช่นกัน (F2 เป็นต้นไป)

วิธีการตัดเกรด ด้วย Excel แบบได้ผลลัพธ์ 4, 3, 2, 1, 0

ในตัวอย่างนี้จะมีการกำหนดเกณฑ์ของการตัดเกรดไว้ดังนี้

• คะแนน 80 คะแนนขึ้นไป ได้เกรด 4.00
• คะแนน 75-79 ได้เกรด 3.50
• คะแนน 70-74 ได้เกรด 3.00
• คะแนน 65-69 ได้เกรด 2.50
• คะแนน 60-64 ได้เกรด 2.00
• คะแนน 55-59 ได้เกรด 1.50
• คะแนน 50-54 ได้เกรด 1.00
• คะแนน ต่ำกว่า 50 คะแนน ได้เกรด 0

1. เริ่มต้นตัดเกรดที่ใช้เกณฑ์ข้างต้นโดยการ → คลิก ที่ตำแหน่ง F2

2. จากนั้น พิมพ์สูตรด้านล่างนี้ลงไป → เสร็จแล้วให้กด Enter

=IF(E2>=80,"4.00",IF( E2>=75,"3.50",IF( E2>=70,"3.00",IF( E2>=65,"2.50",IF( E2>=60,"2.00",IF( E2>=55,"1.50",IF( E2>=50,"1.00","0")))))))

3. จะเห็นได้ว่าโปรแกรมจะตัดเกรดออกมาให้ทันที

4. เพื่อเป็นการใช้สูตรเดียวกับตำแหน่งอื่นๆ ลงไปด้วย → ให้เอาเมาส์ชี้ไปที่มุมขวาล่างของกรอบตำแหน่ง F2 → รูปเมาส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก (+) → ให้กดดับเบิลคลิก

5. ตำแหน่งอื่นๆในคอลัมภ์ F ก็จะถูกคำนวณสูตรไปจนครบทุกรายการเช่นกัน

วิธีการคิดเกรด แบบ A, B, C, D, F

ในกรณีที่ต้องการคัดเกรดแบบ A, B, C, D, F โดยมีเงื่อนไขดังนี้

• คะแนน 80 คะแนนขึ้นไป ได้เกรด A
• คะแนน 75-79 ได้เกรด B+
• คะแนน 70-74 ได้เกรด B
• คะแนน 65-69 ได้เกรด C+
• คะแนน 60-64 ได้เกรด C
• คะแนน 55-59 ได้เกรด D+
• คะแนน 50-54 ได้เกรด D
• คะแนน ต่ำกว่า 50 คะแนน ได้เกรด F

ผู้ใช้งานสามารถใช้สูตรในการคำนวณใหม่เป็นดังนี้

=IF(E2>=80,"A",IF( E2>=75,"B+",IF( E2>=70,"B",IF( E2>=65,"C+",IF( E2>=60,"C",IF( E2>=55,"D+",IF( E2>=50,"D","F")))))))

วิธีการคำนวณเกรด แบบผ่าน, ไม่ผ่าน

หรือในกรณีที่ต้องการคัดเกรด โดยเกณฑ์ผ่าน และไม่ผ่าน โดยมีเงื่อนไขคือ

• คะแนน 50 คะแนนขึ้นไป ผ่าน
• คะแนน น้อยกว่า 50 คะแนน ไม่ผ่าน

ให้เปลี่ยนสูตรในการคำนวณเป็นสูตรนี้

=IF(E2>=50,"ผ่าน","ไม่ผ่าน")

ข้อแนะนำ

ในกรณีที่โครงสร้างข้อมูลในไฟล์ Excel ของผู้ใช้งานไม่เหมือนกับตัวอย่าง ผู้ใช้งานจะต้องปรับเปลี่ยนค่า E2 ให้เป็นตำแหน่งของคะแนนรายการแรกของผู้ใช้งานเอง

หมายเหตุ

รายชื่อและคะแนนในตัวอย่างข้างต้น เป็นรายชื่อที่ถูกสุ่มขึ้นมา ซึ่งไม่ได้มีตัวตนจริงๆ