วิธีแยก ชื่อ นามสกุล ใน Excel ง่ายๆ

การแยกชื่อ นามสกุล คำนำหน้า นาย นางสาว ใน Excel นั้นมีหลากหลายวิธี ซึ่งวิธีนี้จะเป็นการแยกโดยไม่ใช้สูตร ผู้ใช้งาน Microsoft Office ทั่วไปสามารถทำตามได้ทันที ตามวิธีต่อไปนี้

เนื้อหาแนะนำ

วิธีสมัคร Canva Pro พร้อมใช้งาน ฟรี 30 วัน

แยกชื่อ นามสกุล ใน Excel

1. เปิดไฟล์ของ Excel ที่ต้องการแยกชื่อ นามสกุล คำนำหน้า นาย นางสาว ฯลฯ ขึ้นมา

ทั้งนี้ลักษณะข้อมูลที่จะแยกนั้นจะอยู่ในลักษณะ “คำนำหน้าชื่อ+เว้นวรรค+ชื่อ+เว้นวรรค+นามสกุล”

เปิดไฟล์ Excel ที่ต้องการแยกชื่อ นามสกุลออกมา

2. คลิกที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการแยกข้อมูล ซึ่งในที่นี่คือคอลัมน์ A

3. คลิกเมนู Data (ข้อมูล) → เลือกเมนูย่อย Text to Columns (ข้อความเป็นคอลัมน์)

4. จะมีหน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard (ตัวช่วยสร้างการแปลข้อความเป็นคอลัมน์) ขึ้นมา → โดยในหน้าแรกนี้ให้เลือก Delimited (มีการใช้ตัวคั่น) → จากนั้นกด Next (ถัดไป)

5. ถัดมาให้เลือกตัวแบ่งข้อมูล → โดยให้เลือก Space (ช่องว่าง) เพื่อใช้เว้นวรรค เป็นตัวแบ่ง → จากนั้นกด Next (ถัดไป)

6. ใน Destination (ปลายทาง) ให้ผู้ใช้งานกำหนดตำแหน่งของข้อมูลปลายที่ต้องการแยก ในที่นี่ได้กำหนดเป็น C1 (แต่เวลาใส่ให้ใส่เป็น $C$1 แทน) → เสร็จแล้วกด Finish (เสร็จสิ้น)

7. ผู้ใช้งานก็จะสามารถแยกชื่อ นามสกุล คำนำหน้า นาย นางสาว ฯลฯ โดยไม่ต้องใช้สูตรแล้ว

(กรณีพิเศษ) แยกคำนำหน้าชื่อ ออกจากชื่อก่อน

ในบางกรณีที่มีข้อมูลไม่อยู่ในลักษณะตามที่ได้บอกไว้ข้างต้น เช่น มีคำนำหน้าชื่อติดอยู่กับชื่อ โดยไม่มีเว้นวรรค ผู้ใช้งานจำเป็นที่จะต้องทำให้คำนำหน้าชื่อแยกออกจากชื่อก่อนดังนี้

1. กดปุ่ม Ctrl + H บนคีย์บอร์ดของผู้ใช้งาน → และจะมีหน้าต่าง Find and Replace (ค้นหาและแทนที่) ขึ้นมา

2. ทั้งนี้ คำนำหน้าชื่อที่มีอยู่ในข้อมูลตัวอย่างข้างต้น จะมีอยู่ 2 ชนิดคือ นาย และนางสาว

2.1 ให้ผู้ใช้งานแยกคำนำหน้าที่เป็น “นาย” → โดยการพิมพ์คำว่า “นาย” ในช่อง Find with: (สิ่งที่ค้นหา)

2.2 และพิมพ์คำว่า “นาย+เว้นวรรค” ในช่อง Replace with: (แทนที่ด้วย)

2.3 เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Replace All (แทนที่ทั้งหมด)

2.4 จะเห็นได้ว่าคำนำหน้าชื่อที่เป็น “นาย” ได้แยกออกจากชื่อแล้ว

3. จากนั้นให้แยกคำนำหน้าชื่อที่เป็น “นางสาว” โดยใช้วิธีเดียวกันกับวิธีข้างต้น

(ในกรณีที่มีคำนำหน้าชื่ออย่างอื่น เช่น นาง, เด็กชาย, เด็กหญิง ฯลฯ ให้ทำเช่นเดียวกับ นาย, นางสาว ไปจนครบทุกคำนำหน้า)

4. เมื่อข้อมูลพร้อมแยกแล้ว ให้ผู้ใช้งานทำตามวิธีการแยกชื่อ สกุล ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นได้เลย